krijg jij de informatie die je nodig hebt?
Fake news, we hebben er allemaal mee te maken. We moeten er dus voor zorgen dat we de juiste betrouwbare informatie krijgen op het moment dat we beslissingen moeten nemen. Elke organisatie heeft informatie nodig. Welke informatie dat is en wanneer die informatie nodig is verschilt per organisatie. Maar voor elke organisatie geldt dat de informatie betrouwbaar en op juiste moment beschikbaar moet zijn. Een goed georganiseerde informatievoorziening is dus essentieel. Intelligence gestuurd werken en business intelligence zijn termen die vaak gebruikt worden. Het zijn veel gebruikte termen, maar wat zeggen ze eigenlijk? Blue Team Intelligence heeft een duidelijk en concreet beeld van informatie gestuurd denken, werken en sturen. Dit is wat wij informatiemanagement noemen.
Complexe informatiebehoefte
Informatiemanagement is het proces waarin data, analyse, maar vooral structuur een belangrijke rol speelt. Die structuur begint bij de informatiebehoefte. Weinig organisaties hebben onbeperkt mensen en middelen beschikbaar om deze informatiebehoefte in te vullen. hiervoor is structuur dus heel belangrijk. Deze structuur en het proces zorgen ervoor dat je weet welke informatie je nodig hebt en hoe dit te prioriteren. Wanneer de concrete informatiebehoefte duidelijk is kan de meest essentiële informatie verzameld worden. Als de verzamelde informatie binnenkomt kan het analyseteam aan de slag om de informatie beoordelen en in context te plaatsen. De resultaten van deze beoordeling worden teruggegeven als antwoord op de informatiebehoefte. Het proces om tot het antwoord op de vraag te komen is informatiemanagement. Omdat de doelen en de te bereiken effecten richtinggevend zijn voor het informatiemanagement proces kan het met het antwoord direct gestuurd worden.
Voor simpel te beantwoorden vragen hoeft geen proces opgezet te worden. Juist voor de complexe vragen die niet alleen met feiten te beantwoorden zijn is dit proces heel geschikt.
De vraag ‘waar vinden de meeste inbraken plaats?’ is een vrij simpel te beantwoorden vraag. Feiten geven het antwoord op deze vraag, namelijk de aangiften die bij de politie gedaan worden. Deze antwoorden kunnen dan ook terug gevonden worden in bijvoorbeeld de database van de politie.
De vraag ‘hoe ontwikkelt de markt voor synthetische drugs zich de komende 6 maanden?’ is een veel complexere vraag waarop het antwoord niet zomaar terug te vinden is. Bij het beantwoorden van een dergelijke vraag spelen niet alleen feiten, maar ook aannames een belangrijke rol in de beoordeling van alle informatie die je hebt kunnen vinden.
Het schema hiernaast geeft goed weer dat feiten een antwoord kunnen geven op simpele vragen. Maar ook dat het belang van beoordeling van informatie toeneemt naarmate de complexiteit van de informatiebehoefte toeneemt. Hoewel feiten (Blauwe lijn) de basis vormen voor inlichtingen spelen de individuele feiten naar mate de vraag complexer wordt een kleinere rol. De beoordeling van deze feiten vormt uiteindelijk het antwoord op de gestelde vraag.
Bij complexe vragen zal het antwoord langer op zich laten wachten (groene lijn) dan bij simpele vragen. Er gaat immers meer tijd zitten in het bepalen welke informatie verzameld moet worden, in het verzamelen zelf en het beoordelen van de verzamelde informatie.
Informatiemanagement proces
Het invullen van een complexe informatiebehoefte kan veel inzichten opleveren. Deze inzichten leveren een voorsprong ten opzichte van de concurrentie. Maar zoals we in de vorige paragraaf al concludeerden vereist het invullen van een informatiebehoefte de inzet van mensen en middelen. Met de inzet van mensen en middelen kost het dus tijd en geld om de informatiebehoefte in te vullen. Voor een efficiënte inzet van mensen en middelen is een gestructureerd proces nodig: Het informatiemanagement proces.
Het informatiemanagement proces bestaat uit vier fasen: sturen, verzamelen, verwerken en verspreiden. In de sturingsfase wordt de informatiebehoefte beoordeeld en uitgewerkt tot een overzichtelijke lijst met vragen die de informatiebehoefte kunnen invullen. Vervolgens wordt uit deze overzichtelijke lijst met vragen alleen die vragen gehaald die voldoende invulling geven aan de informatiebehoefte om een goede beslissing te kunnen nemen. Het prioriteren van de vragenlijst is een cruciale stap in het efficiënt verzamelen van de benodigde informatie.
De volgende fase is het verzamelen van antwoorden op de meest essentiële vragen om invulling te geven aan de informatiebehoefte. Het antwoord op deze vragen kunnen op veel plaatsen gevonden worden. Zo heeft de politie met het kraken van de berichtendienst Sky ECC heel veel antwoorden gevonden op belangrijke vragen. Bellingcat heeft met het onderzoek naar MH-17 heel veel informatie gevonden op internet. Door de analyses uitgevoerd door de vrijwilligers van Bellingcat is heel veel duidelijk geworden over de toedracht van het voorval. Maar ook (geografische) analyses op basis van satellietdata kan antwoorden geven op de meest essentiële vragen.
Wanneer de antwoorden op de meest essentiële vragen verzameld zijn start de verwerkingsfase. In deze fase wordt de informatie uit de verschillende bronnen bij gebracht en verwerkt. Als eerste wordt de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de bron van de antwoorden beoordeeld. Iedereen kan alles op internet zetten, juist bij de informatie die van open bronnen komt is het heel belangrijk om dit goed te beoordelen. Wanneer het gaat om een wetenschappelijk artikel van een gerenommeerde universiteit is het beoordelen van gemakkelijker omdat deze artikelen door verschillende wetenschappers is beoordeeld. Vervolgens wordt de informatie van de verschillende bronnen met elkaar geïntegreerd en wordt het in de context geplaatst van de informatiebehoefte. Nu kunnen voor- en tegenargumenten afgewogen worden. Met deze argumenten wordt vervolgens het antwoord op de vraag geformuleerd. Dit antwoord kan een rapport zijn, maar dit kunnen ook dashboards of apps zijn.
Na het formuleren van het antwoord op de informatiebehoefte start de laatste fase, de verspreidingsfase. In deze fase is het belangrijk dat het antwoord op de informatiebehoefte bij de behoeftesteller terugkomt in de gewenste vorm. Om zeker te zijn of het geformuleerde antwoord of het ontwikkelde product aansluit bij de behoefte wordt dit gecontroleerd. Als alles klopt kan het antwoord gedeeld worden met degene die beslissingen op deze informatie moet nemen.
Omdat antwoorden op complexe vragen vaak meer vragen oproepen kan op basis van de gevonden antwoorden de cyclus opnieuw van start gaan. Ook doorlopende informatiebehoeftes beginnen na het verspreiden van het antwoord opnieuw met het controleren of de informatiebehoefte nog up-to-date is. Vervolgens kan er weer verzameld, verwerkt en verspreid worden.
Vind jij dit een interessant artikel en wil je meer weten over informatiemanagement? Neem dan contact met ons op!